Dicas para otimizar o uso do Microsoft Outlook


O mundo corporativo gira em torno do e-mail. Independente do seu ramo de negócio, é quase certo que todos os dias você tenha que lidar com dezenas, e talvez centenas, de e-mails em sua caixa de entrada.


Para poupá-lo desse trabalho, separamos essas 5 dicas que você já pode começar a usar a partir de hoje.


1. Sinalize um item como pendente: Nem sempre é possível responder uma mensagem imediatamente após a leitura, e se deixar para depois, pode correr o risco de esquecê-la embaixo de outras mensagens. Para que isso não ocorra use a opção de sinalizar a mensagem como pendente. Basta passar o mouse sobre a mensagem que a opção já se apresentará.


2. Crie uma pasta de pesquisa: Você pode pesquisar por um e-mail digitando na caixa de busca, mas pesquisas feitas com frequência podem ser configuradas como uma pasta de pesquisa. Por exemplo, você pode configurar uma pasta de pesquisa para visualizar todos os e-mails do seu chefe ou de um importante cliente, sempre que desejar. Acesse o menu Pastas e escolha a opção “Nova Pasta de Pesquisa”.


3. Compartilhe um link do documento, ao invés de enviar como anexo: Aqui existem diversas vantagens, como não ocupar espaço na sua caixa de e-mail, nem das caixas dos destinatários, e a mais importante, não precisar se preocupar onde está o documento mais atual, uma vez que todas as atualizações serão feitas em um único lugar. Na versão 2016, ao clicar em “Anexar Arquivo”, o próprio Outlook já sugere para você a inclusão de um link para os últimos arquivos editados no OneDrive. Você pode também escolher a opção “Procurar Locais da Web”.


4. Utilize o filtro de e-mail para localizar mensagens importantes: Uma forma fácil e rápida de encontrar a mensagem que você está procurando é utilizar a função Filtar E-mails. Escolhendo uma das opções disponíveis, o Outlook irá pesquisar e filtrar a sua caixa de entrada para exibir os e-mails de acordo com o filtro escolhido


5. Crie Grupos de Contas no Outlook: Normalmente, temos tendência de enviar mensagens sempre para as mesmas pessoas. Grupos de contato podem ser uma ferramenta interessante para facilitar essa tarefa, já que ao enviar para um grupo de contatos, você está enviando e-mails para todas as pessoas no grupo. Para criar grupos no Outlook, clique em “Novos Itens”, “Mais Itens” e “Criar Novo Grupo de Contatos”. Uma janela será aberta, permitindo que você pesquise dentre os contatos salvos no computador. Insira os membros desejados, defina um nome para o grupo e salve.

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